PRIVATLIVSPOLITIK FOR DYRENES BESKYTTELSE
Her kan du læse, hvordan vi håndterer dine personoplysninger. Alle slags oplysninger og informationer, der på en eller anden måde kan henføres til dig, er personoplysninger. De oplysninger, som vi behandler, kan vi have fået fra dig eller i forbindelse med leveringen af vores services, håndtering af jobansøgninger, vores markedsføring eller ved besøg på vores hjemmeside mv.
Dyrenes Beskyttelse er dataansvarlig for de oplysninger, som opsamles om medlemmer, ansatte, frivillige, besøgende på vores hjemmeside og andre. Vi sørger for, at behandling af personoplysninger sker i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning.
Vores kontaktoplysninger er:
Dyrenes Beskyttelse
CVR-nummer: 21 70 74 14
Buddingevej 308
2860 Søborg
Telefonnummer: 33 28 70 00
E-mailadresse: db@dyrenesbeskyttelse.dk
I de situationer, hvor Dyrenes Beskyttelse fungerer som databehandler, vil vi foruden lovgivningen altid være underlagt en skriftlig databehandleraftale, der beskriver, hvordan vi beskytter personoplysninger.
Nedenfor redegøres for til hvilke formål, at vi behandler personoplysninger.
Hvis du søger et job hos os, enten som fastansat eller frivillig, behandler vi de personoplysninger, som du selv har givet til os eller oplysninger fra andre, som du har samtykket til, at vi må kontakte. Det gør vi, for at vi kan vurdere din ansøgning og dig. Vi gemmer alle ansøgninger i en periode på op til maksimalt 6 måneder efter ansøgningsfristen, så vi kan være sikre på, at vi finder den rette kandidat til stillingen.
Vi behandler oplysningerne på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a (dit samtykke) og artikel 6, stk. 1, litra f (interesseafvejningsreglen). Derudover gennemgår vi din straffeattest, hvis du skal ansættes til en særlig betroet stilling hos os, herunder i vores IT- eller økonomiafdeling med henblik på at sikre os, at du ikke tidligere har begået IT- eller økonomisk kriminalitet. Vi gennemgår din børneattest, hvis du skal ansættes på Naturskolen for at sikre os, at du ikke tidligere er straffet for overgreb mod børn. Det har vi hjemmel til i databeskyttelseslovens § 8, stk. 3.
Hvis vi ansætter dig som medarbejder hos os, opbevarer vi som udgangspunkt dine oplysninger i en periode på 5 år efter din fratrædelse, dog kan der være særlige omstændigheder, som gør, at vi er forpligtet til at opbevare dem i en længere periode, fx i forbindelse med en konkret tvist. Du kan læse mere om vores behandling af dine personoplysninger i vores interne persondatapolitik til medarbejdere, som udleveres til dig ved din ansættelse.
Hvis du antages som frivillig hos os, sletter vi som udgangspunkt dine personoplysninger allerede senest tre måneder efter din fratræden. Du kan læse mere om vores behandling af dine personoplysninger i vores interne oplysningstekst til frivillige, som udleveres til dig ved din ansættelse.
Hvis du optages i vores repræsentantskab, behandler vi en række oplysninger om dig blandt andet dit navn, kontaktoplysninger, stillingsbetegnelse, dato for indtræden og udtræden af Repræsentantskabet samt andre oplysninger i årsberetninger og mødereferater med henblik på, at vi kan offentliggøre repræsentantskabets medlemmer på vores hjemmeside samt varetage sekretariatsfunktionen for repræsentantskabet. Vi behandler oplysningerne på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (aftalen med dig) og artikel 6, stk. 1, litra f (interesseafvejningsreglen). Vi sletter dine personoplysninger fem år efter, at du er fratrådt som medlem af repræsentantskabet.
Når du som en del af dit medlemskab yder os et løbende bidrag, giver os en donation eller testerer en del af din arv til os, behandler vi dine personoplysninger, herunder dit navn, størrelsen på dit bidrag, fødselsdato samt personnummer med henblik på, at vi kan foretage indberetning af dit bidrag til SKAT.
Vores retsgrundlag til at behandle dine personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (vores retlige forpligtelse til at foretage indberetning til SKAT) og artikel 6, stk. 1, litra f (vores legitime interesse i at kunne overholde vores vedtægtsmæssige pligt til at føre regnskab).
Vi opbevarer dine oplysninger, så længe du er medlem hos os og i et år herefter, henholdsvis i fem år fra du har givet os en donation eller testeret en del af din arv til os med henblik på, at vi kan dokumentere modtagne bidrag samt nå at foretage den lovpligtige indberetning af dem til SKAT.
Dyrenes Beskyttelse ønsker at sikre en god dyrevelfærd i Danmark. På den baggrund be-handler vi løbende indkomne sager om dyr i nød, foretager politianmeldelser ved uforsvarlig behandling af dyr eller mistanke herom, yder rådgivning, mv.
I den forbindelse behandler vi en række personoplysninger om de personer, som henvender sig til et af vores internater eller kontakter os telefonisk, blandt andet navn og kontaktop-lysninger. De personer, som kontakter os via vores Vagtcentral, kan vi efterfølgende kon-takte for at tilbyde dem et medlemskab hos os i en toårige periode. Vores behandling af op-lysninger om de personer, der selv henvender sig til os, følger af databeskyttelsesforordnin-gens artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke) og artikel 6, stk. 1, litra f (vores legitime interesse i at kunne hjælpe dyr i nød samt kontakte personer med tilbud om medlemskab for at sikre vores fortsatte virke).
Vi behandler derudover oplysninger om de personer, der anmeldes til foreningen, herunder navn og kontaktoplysninger, billeder, oplysninger om strafbare forhold eller mistanke her-om, helbredsforhold samt øvrige oplysninger, der fremgår af anmeldelsen. Retsgrundlaget for vores behandling af oplysninger om de personer, der anmeldes til foreningen, følger af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (vores retlige forpligtelse til at foreta-ge politianmeldelser i sager om uforsvarlig behandling af dyr) og databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 (vores tungtvejende interesse i at hjælpe dyr i nød).
Hvis vi i særlige tilfælde vurderer, at henvender eller den person, som anmeldes til forenin-gen, er i øjensynlig livsfare, fx forekommer selvmordtruet, vil vi kontakte de relevante myndigheder med henblik på at personen kan få den rette hjælp. Vores videregivelse af per-sonoplysninger, herunder navn, adresse og kontaktoplysninger følger af databeskyttelsesfor-ordningens artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse til at gribe ind og hjælpe personer, som er i øjensynlig livsfare).
Vi indsamler personoplysninger direkte fra de registrerede personer eller fra personer, der kontakter os, vores frivillige, eksterne dyrlæger eller fra offentlige myndigheder.
Vi opbevarer som udgangspunkt personoplysninger på en sag i fem år efter, at sagen er fær-digbehandlet med henblik på, at vi kan dokumentere sagernes historik.
Når du kontakter os telefonisk via vores Vagtcentral, optager vi vores telefonsamtale med dig. Det gør vi, fordi det er nødvendigt for os at kunne dokumentere samtalens indhold.
Det er særligt vigtigt for os, at vi efter telefonsamtalens afslutning kan tilgå alle de nødvendige oplysninger, som vi får via samtalen med dig, for at vi bedst og hurtigst muligt kan hjælpe nødstedte dyr.
Vi vurderer, at vores telefonsamtale med dig ikke kan dokumenteres tilstrækkeligt på en anden måde end vores optagelse af samtalen, fordi udarbejdelsen af efterfølgende telefonnotater eller lignende vil komplicere vores arbejde så betragteligt, at det vil stå i vejen for, at vi kan hjælpe dyrene og dermed sikre deres ve og vel.
Vores grundlag for at optage telefonsamtalen med dig er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (vores legitime interesse i at dokumentere telefonsamtalernes indhold).
Vi sletter telefonoptagelsen senest efter tre måneder, medmindre særlige forhold begrunder en længere opbevaring af optagelserne, fx en konkret tvist.
Du kan læse mere om dine rettigheder i forbindelse med vores optagelse af vores telefonsamtale med dig, fx din ret til at få indsigt, i afsnit 6 i denne politik.
På vores internater håndterer vi adoptions- og pensionssager vedrørende dyr, hvor tidligere dyreejere kan indlevere deres dyr til Dyrenes Beskyttelse eje henholdsvis i vores pension, ligesom nye dyreejere kan adoptere de indleverede dyr.
Med henblik på vores håndtering og administration af disse sager, registrerer vi en række oplysninger om dyreejerne i vores it-system. Det drejer sig om navn, adresse, underskrift og telefonnummer.
Vi behandler personoplysningerne med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (aftalen med dyreejeren), og artikel 6, stk. 1, litra f, herunder vores legitime interesse i at kunne kontakte dyreejerne, hvis der skulle opstå spørgsmål.
Personoplysningerne slettes tre år efter overdragelsen af dyret henholdsvis tre år efter, at dyret ikke længere er i pension hos os med henblik på, at vi kan dokumentere historikken i sagen.
På en række af vores internater har vi opsat videoovervågning med henblik på at forebygge kriminalitet og andre uregelmæssigheder. Hvis du befinder dig på et af vores internater, kan vi derfor behandle videooptagelser af dig. Det har vi en legitim interesse i, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Vi sletter optagelserne efter 10 dage, medmindre særlige grunde taler for en længere opbevaringsperiode, fx i forbindelse med en konkret sag.
Vi behandler endvidere personoplysninger som et led i vores administration af vores to mærkningsordninger, Velfærdsdelikatesser og Anbefalet af. Det drejer sig om navn, adresse, e-mailadresse, mv. på de producenter, der ansøger om at være med i ordningerne eller på potentielle producenter, som vi gerne ser være en del af ordningerne.
Vores behandling af personoplysningerne sker med henblik på, at vi kan behandle producenternes ansøgninger, foretage offentliggørelse af de producenter, vi har godkendt til at være med i mærkningsordningerne og føre kontrol med, at producenterne overholder de krav, der er gældende for disse ordninger.
Vi behandler personoplysningerne på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke fra producenterne), og artikel 6, stk. 1, litra f (vores legitime interesse i at kunne administrere mærkningsordningerne, herunder sikre, at producenterne lever op til de krav, der gælder for disse ordninger).
Personoplysningerne opbevares, så længe producenterne er med i mærkningsordningerne, og slettes senest fem år efter, at producenterne er ophørt med at være med i disse ordninger.
Når vi som led i vores fondsadministration modtager ansøgninger om støtte til projekter og specialer fra dig, behandler vi dit navn, e-mailadresse samt øvrige personoplysninger, der fremgår af din ansøgning.
Vi søger også selv midler hos fonde og behandler i den forbindelse personoplysninger om fondenes bestyrelsesmedlemmer, herunder navn samt politiske overbevisning med henblik på, at vi kan målrette vores ansøgninger bedst muligt.
Vores grundlag til at behandle personoplysningerne er databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra e (oplysningerne er tydeligt offentliggjort af den registrerede selv) samt artikel 6, stk. 1, litra f (vores legitime interesse i at kunne søge støtte hos diverse fonde, for at sikre vores fremtidige virke henholdsvis i at kunne behandle indkomne ansøgninger om støtte til projekter og specialer).
Vi opbevarer personoplysningerne i fem år, hvorefter de slettes med henblik på, at vi kan dokumentere indkomne og udgåede midler samt historikken bag.
Vores afdeling for politik og presse udsender blandt andet pressemeddelelser, besvarer pressehenvendelser og foretager presseovervågning. Derudover planlægger og gennemfører vi diverse public affairs-projekter.
I den forbindelse behandler vi personoplysninger om politikere, herunder deres navn og politiske tilhørsforhold samt navn og kontaktoplysninger på de personer, som henvender sig til os, og hvad der henvendelse drejer sig om.
Vi behandler personoplysningerne på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (vores legitime interesse i at koordinere vores politiske indsats og sikre en strategisk politisk kommunikation), og på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra e (oplysningerne er tydeligt offentliggjort af den registrerede selv).
Vi opbevarer som udgangspunkt personoplysningerne i den periode, vi arbejder med dem. Vi gennemgår således personoplysningerne en gang om året og sletter de oplysninger, der ikke længere er relevante for os at opbevare som led i vores arbejde.
Når du deltager i et af vores arrangementer, fx på Naturskolen, anvender vi dine personoplysninger med henblik på, at vi kan administrere og gennemføre arrangementet. Det drejer sig om dit navn, e-mailadresse, telefonnummer og betalingsoplysninger.
Vi behandler dine personoplysninger som beskrevet ovenfor baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, da oplysningerne er nødvendige for at opfylde aftalen med dig om din deltagelse i arrangementet. Behandlingen kan også finde sted på grundlag af artikel 6, stk. 1, litra f, da vi har en legitim interesse i at administrere arrangementet og eventuelt udsende evalueringsskemaer mv.
Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at kunne gennemføre det pågældende arrangement, og at evaluere det. Er der tale om et betalingsarrangement, så opbevarer vi faktura-data i regnskabsåret plus 5 år som fastsat ved bogføringsloven.
Bemærk, at i forbindelse med din deltagelse i et af vores arrangementer kan vi tage billeder og videoer af dig til brug for markedsføringsformål. Vores retsgrundlag er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (vores aftale med dig). Vi sletter billederne og videooptagelserne tre år efter, at vi ikke anvender dem aktivt i vores markedsføring længere.
Vi markedsfører vores forening via forskellige kanaler, blandt andet på denne hjemmeside, i trykte foldere samt på sociale medier. I den forbindelse kan vi bruge billeder og videooptagelser af dig til kampagner, reklamer, mv. Vores retsgrundlag er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (vores aftale med dig). Vi sletter billederne og videooptagelserne tre år efter, at vi ikke anvender dem aktivt i vores markedsføring længere.
Som led i vores markedsføringsstrategi udsender vi også nyhedsbreve, som du modtager enten fordi du er medlem, eller fordi du selv har tilmeldt dig nyhedsbrevene. I den forbindelse behandler vi dit navn og e-mailadresse med det formål, at vi kan sende dig nyhedsbrevene. Vores retsgrundlag til at behandle dine personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (vores legitime interesse i at markedsføre foreningen).
Når du oplyser din alder og fødselsdato til Dyrenes Beskyttelse, fx i forbindelse med en donation, anvender vi oplysningen om din alder til blandt andet at kunne sende dig relevante nyhedsbreve.
Vi gemmer dine oplysninger, så længe du ønsker at modtage ovennævnte nyhedsbreve fra os og i to år derefter.
Til brug for vores markedsføring kan vi også anvende dit navn og e-mailadresse til at målrette annoncer til dig på Facebook. Vi sletter dine oplysninger, hvis du trækker dit samtykke til at modtage markedsføring fra os tilbage eller senest et år efter, at du sidst har interageret med os på Facebook.
Vi behandler også dine personoplysninger i forbindelse med administrationen af vores Facebookfansider, fx når vi deler din historie om, at du har reddet et nødstedt dyr. Vi sletter oplysningerne efter senest et år.
Vores retsgrundlag til at behandle dine personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (vores legitime interesse i at foretage markedsføringstiltag for at drage opmærksom til foreningen og hverve potentielle medlemmer).
Derudover skal du være opmærksom på, at vi indsamler personoplysninger om dig, når du interagerer med os på vores hjemmeside, på sociale medier og lignende, fx når du udfylder en kontaktformular på hjemmesiden, skriver under på en af vores underskriftsindsamlinger eller sender os en legatansøgning.
Vi behandler dine personoplysninger, herunder navn, e-mailadresse samt de øvrige personoplysninger, du sender til dig for at kunne besvare din henvendelse, behandle din legatansøgning, mv. Du skal dog være opmærksom på, at vi også gemmer dit navn og kontaktoplysninger i en toårige periode med henblik på, at vi senere kan kontakte dig med tilbud om medlemskab af vores forening.
Dine personoplysningerne behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (vores legitime interesse i at besvare din henvendelse, behandle din ansøgning og kunne kontakte dig med tilbud om medlemskab for at sikre vores fortsatte virke).
Når du handler på vores webshop, registrerer vi en række oplysninger om dig. Det drejer sig om dit navn, adresse, e-mailadresse og foretagne køb.
Vi behandler dine personoplysninger med henblik på, at vi kan indgå købsaftalen med dig, sende dig nyhedsbreve samt videregive oplysningerne om dine foretagne køb til Forbrugsforeningen med henblik på, at du kan optjene bonus. Vores behandling har hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, samt artikel 6, stk. 1, litra f, herunder vores legitime interesse i at markedsføre vores forening og kunne yde en god service over for dig.
Vi opbevarer dine oplysninger i fem år fra udgangen af det regnskabsår, dine oplysninger, vedrører af hensyn til vores bogføringsmæssige forpligtelser. Hvis du har tilmeldt dig vores nyhedsbrev, behandler vi dine oplysninger, så længe du ønsker at modtage vores nyhedsbrev og to år herefter.
Når du besøger vores hjemmeside https://www.dyrenesbeskyttelse.dk/, opsamler vi data om dig for at kunne lave statistik, optimere hjemmesiden, benytte huskefunktioner og målrette markedsføring. Vi behandler blandt andet følgende:
- Din IP-adresse, som anvendes til statistiske formål og remarketing,
- Dit operativsystem og browserversion, som anvendes til optimering af den fremtidige brugeroplevelse på hjemmesiden,
- Dato og klokkeslæt for besøget på hjemmesiden, som udelukkende anvendes til statistiske formål,
- Vi placerer cookies på din enhed, herunder tredjeparts-cookies. Se mere i vores cookiepolitik.
- Data videregives til tredjeparter som Google og Facebook for at få gennemført statistik eller målrette remarketing.
Vi behandler dine personoplysninger på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, om legitim interesse. Vores legitime interesse er at tilbyde dig en interessant hjemmeside, der fungerer optimalt. Derudover behandler vi dine personoplysninger på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, om samtykke.
På vores hjemmeside frem- of efterlyser vi bortløbne dyr, og i den forbindelse registrerer vi navn, telefonnummer, adresse og e-mail om de personer, som efterlyser sine dyr henholdsvis indleverer dyrene til os. Vi behandler personoplysningerne på grundlag af vores legitime interesse i at hjælpe med at finde de efterlyste dyr samt ejerne til de fremlyste dyr, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
Vi foretager frem- og efterlysningen på vores hjemmeside i tre dage, og sletter personoplysningerne fra vores systemer, så snart dyret eller ejeren er fundet og ellers senest et år efter, vi har fjernet oplysningerne fra hjemmesiden.
Vi kan videregive eller overlade dine personoplysninger til vores databehandlere, offentlige myndigheder, såsom politiet og SKAT, brugere af sociale medier og vores hjemmeside, mv.
I visse tilfælde overfører vi dine personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS. Dette sker, når vi gør brug af databehandlere i lande udenfor EU. Overførselsgrundlaget er Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller andre fornødne garantier. Du kan kontakte gdpr@dyrenesbeskyttelse.dk, hvis du ønsker oplysninger om, hvordan du kan få en kopi af relevant overførselsgrundlag, eller hvor relevant overførselsgrundlag er gjort tilgængelig.
De oplysninger, som du giver os, eller som vi får om dig fra andre, sørger vi for at opbevare sikkert og fortroligt. Rent teknisk sørger vi for altid at bruge databehandlere, som vi har sikret os har den samme sikkerhed omkring dine oplysninger, som vi har, og internt organisatorisk hos os har vi fokus på at uddanne og undervise hinanden i at sørge for en høj datasikkerhed. Når det er hensigtsmæssigt, sørger vi for at kryptere, pseudonymisere eller anonymisere dine personoplysninger. Vi vil til enhver tid sikre, at vi overholder den gældende persondatalovgivning.
Vi sletter dine personoplysninger, når vi ikke længere har brug for at behandle dem til at opfylde et eller flere af de formål, som vi har nævnt ovenfor. Der kan være særlige regler i love, som eksempelvis i bogførings- og forældelsesloven, der giver os ret og pligt til at opbevare dem i længere tid.
Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke om vores behandling af dine personoplysninger tilbage. Det kan du gøre ved at sende en e-mail til gdpr@dyrenesbeskyttelse.dk. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for din tilbagetrækning. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det derfor først virkning fra det tidspunkt.
Du har efter databeskyttelsesforordningens kapitel III en række rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger. Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os via gdpr@dyrenesbeskyttelse.dk
Du har for det første ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig, ligesom du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv rettet.
I visse tilfælde har du endvidere ret til at få slettet oplysninger om dig og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
Derudover har du ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, og endelig kan du i visse tilfælde have ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.
Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til Datatilsynet. Du finder Datatilsynet her: Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, telefon 33 19 32 00 eller via e-mail dt@datatilsynet.dk
Hvis du har nogen spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du til enhver tid velkommen til at sende en e-mail til gdpr@dyrenesbeskyttelse.dk.
ANIMAL PROTECTION DENMARK – PRIVACY POLICY
Here, you can read how we handle your personal data. All kinds of information that can somehow be attributed to you are personal data. The information we process may have been obtained from you in connection with the provision of our services, handling of job applications, our marketing, a visit to our website, etc.Animal Protection Denmark is responsible for the data collected about members, employees, volunteers, our website visitors, and others. We ensure that the processing of personal data takes place in accordance with the current legislation.
Our contact details:
Animal Protection Denmark
Business Registration Number: 21707414
Buddingevej 308
2860 Søborg, DENMARK
Telephone: +45 33 28 70 00
Email: db@dyrenesbeskyttelse.dk
See below for an explanation of the purposes for which we process personal data.
If you apply to work for us, whether as a permanent employee or a volunteer, we process the personal data that you provide or information obtained from those you have granted us consent to contact. We do this to be able to assess you and your application. We archive all applications for a maximum of 6 months after the application deadline so that we can be sure that we will find the right candidate for the position.
We process the information on the basis of the General Data Protection Regulation (GDPR), Article 6(1)(a) (your consent) and Article 6(1)(f) (the ‘balancing of interests’ rule). In addition, we review your criminal record if you are to be hired for a particularly trusted position with us (e.g., in our IT or finance department) to ensure that you have not previously committed IT or financial crime. We review your child certificate if you are to be involved with our School programme to ensure that you have not previously been convicted of any child-related crimes. Section 8(3) of the Danish Data Protection Act authorises us to do so.
If we hire you, we will as a rule store your information for a 5-year period from the date you no longer are in our employment, however special circumstances can oblige us to store it for a longer period (e.g., in connection with a specific dispute). You can read more about how we process your personal data in our internal personal data policy for employees, which is provided to you upon your employment.
If you become involved with us as a volunteer, we generally delete your personal data no later than 3 months after your resignation.
If you become a member of our board of representatives, we process a range of information about you, including your name, contact details, job title, the date your board membership begins and ends, together with other information in annual reports and meeting minutes with the aim of being able to provide information about the members of our board of representatives on our website as well as to be able to provide administrative services for the board members. We process this information on the basis of GDPR Article 6(1)(b) (the agreement with you) and Article 6(1)(f) (the balancing of interests rule). We delete your personal data 5 years after you are no longer a board member.
When, as part of your membership, you make an ongoing contribution to us, make a one-time donation, or endow part of your estate to us, we process your personal data, including your name, the amount of your contribution, date of birth, and social security number so that we can report your contribution to SKAT (the Danish taxation authorities).
Our legal basis for processing your personal data is GDPR Article 6(1)(c) (our legal obligation to report to SKAT) and Article 6(1)(f) (our legitimate interest in being able to comply with our legal responsibilities regarding bookkeeping).
We archive your information as long as you are a member with us and for 1 year thereafter, and 5 years from the time you have given us a donation or endowed part of your estate to us so that we can document contributions received and report the necessary accounts to SKAT.
Animal Protection Denmark works to ensure animal welfare in Denmark. Against this background, we regularly receive reports of animals in distress, make police reports in the event of the irresponsible treatment of animals or suspicions thereof, provide advice, and more.
In this connection, we process considerable personal data about the persons applying to one of our shelters or contacting us by telephone, including name and contact details. We are subsequently able to contact those who contact us via our Call Centre to offer them a 2-year membership. Our processing of information about those who contact us is in accordance with GDPR Article 6(1)(a) (consent) and Article 6(1)(f) (our legitimate interest in being able to help animals in need and to contact people with membership offers to ensure our continued work).
We also process information about persons who are reported to the association, including their name and contact information, photos, information about criminal offenses or suspicions thereof, health conditions, and other information appearing in the report. The legal basis for our processing of information about those who are reported to the association is in accordance with GDPR Article 6(1)(c) (our legal obligation to report the inappropriate treatment of animals to the police) and Section 8(3) of the Danish Data Protection Act (our considerable interest in helping animals in need).
If we assess in special cases that the addressee or the person reported to the association is in obvious life-threatening danger (e.g., appearing suicidal), we will contact the relevant authorities so that the right help can be provided. We pass on personal data, including name, address, and contact information, in accordance with GDPR Article 6(1)(c) (legal obligation to intervene and help persons who are in obvious danger).
We collect personal data directly from the registered persons or from those who contact us, our volunteers, external veterinarians, or from public authorities.
As a rule, we store the personal data regarding a case for 5 years after it has been completed so that we are able to document the case history.
When you contact us by telephone via our call centre (Dyrenes Beskyttelses Vagtcentral 1812), we record the conversation. We do so, because it is necessary for us to be able to document the content of the call.
After a telephone call, it is very important to us that we can access all the necessary information that we obtain from you so that we can help animals in need as best and as quickly as possible.
The only way of adequately documenting our telephone conversation with you is by recording it, as the transcription of telephone calls would complicate our work so much that it would get in the way of being able to help the animals and to ensure their well-being.
Our basis for recording the telephone call with you is GDPR Article 6(1)(f) (our legitimate interest in documenting the content of telephone communications).
We delete the telephone recording after 3 months at the latest, unless special circumstances justify storing the recording longer (e.g., a specific dispute).
You can read more about your rights in connection with our recording of our telephone call with you (e.g., your right to access) in section 6 of this policy.
Our shelters handle adoption and boarding cases involving animals, where previous owners can hand in their animals to Animal Protection Denmark for others to adopt or for temporary care in our boarding facility, and prospective new animal owners can adopt the animals delivered to us.
For the purpose of our handling and administration of these cases, we register a range of information about the owners in our IT system, including name, address, signature, and telephone number.
We process the personal data on the basis of GDPR Article 6(1)(b) (the agreement with the animal owner) and Article 6(1)(f), including our legitimate interest in being able to contact animal owners should questions arise.
Personal information is deleted 3 years after the transfer of the animal or 3 years after it is no longer in our care so that we can document the history of the case.
We have set up video surveillance in a number of our shelters to prevent crime and other irregularities. If you are in one of our shelters, we might therefore process video recordings of you. We have a legitimate interest in this with respect to GDPR Article 6(1)(f).
We delete the recordings after 10 days unless there is special reason to store them longer (e.g., in connection with a specific case).
We also process personal data as part of the administration of our two labelling programmes: ‘Welfare delicacies’ and ‘Recommended by’. This includes name, address, email address, etc. for the producers applying to be part of the programmes or potential producers we would like to see involved in them.
Our processing of personal data is carried out so that we can process the manufacturers’ applications, publish the manufacturers we have approved to be part of the labelling programmes, and monitor to ensure that the manufacturers comply with the programme requirements.
We process the personal data on the basis of GDPR Article 6(1)(a) (consent from the producers) and Article 6(1)(f) (our legitimate interest in being able to administer the labelling programmes, including ensuring that the producers meet the programme requirements).
The personal information is stored as long as the producers are part of the labelling programmes, and it is deleted no later than 5 years after they are no longer participating.
When, as part of our funding administration, we receive applications for support for projects and or dissertations from you, we process your name, email address, and other personal data included in your application.
We also apply for funding from foundations ourselves. In this connection, we process personal data about the foundations’ board members, including names and political convictions, so that we can target our applications as effectively as possible.
Our basis for processing this personal data is GDPR Article 9(2)(e) (the information is clearly published by the registered person themself) and Article 6(1)(f) (our legitimate interest in being able to apply for support from various foundations in order to secure our future work and to be able to process applications for support for projects or dissertations.
We store the personal data for 5 years (after which it is deleted) so that we can document incoming and outgoing revenue together with the funding history.
Our politics and press department issues press releases, answers media enquiries, and monitors the media. We plan and implement various public affairs projects.
In this connection, we process personal data about politicians, including their names and political affiliations, together with the names and contact details of those who contact us and why.
We process the personal data on the basis of GDPR Article 6(1)(f) (our legitimate interest in coordinating our political efforts and ensuring strategic political communication), and on the basis of GDPR Article 9(2)(e) (the information is clearly published by the data subject themself).
We generally store the personal data for the period we work with them. We thus review the personal data annually and delete the information that is no longer relevant for us to store as part of our work.
When you participate in one of our events, we use your personal data so that we can manage and carry out the event. This includes your name, email address, phone number, and payment information.
We process your personal data as described above, based on GDPR Article 6(1)(b), as the information is necessary to fulfil the agreement with you regarding your participation in the event. This processing can also take place on the basis of Article 6(1)(f), as we have a legitimate interest in managing the event and possibly sending out evaluation forms and the like.
We store your personal data for as long as necessary to carry out and evaluate the event in question. If it is an arrangement involving payment, we store invoice data for the financial year plus 5 years, as the Danish Bookkeeping Act stipulates.
Please note that in connection with your participation in one of our events, we may take pictures and videos of you for marketing purposes. Our legal basis is GDPR Article 6(1)(b) (our agreement with you). We delete the images and video recordings 3 years after no longer actively use them in our marketing.
We market our association via various channels, including this website, printed leaflets, and social media. In this connection, we can use pictures and videos of you for campaigns, advertising, etc. Our legal basis is GDPR Article 6(1)(b) (our agreement with you). We delete the images and videos 3 years after we no longer actively use them in our marketing.
As part of our marketing strategy, we also distribute newsletters, which you receive either because you are a member or because you have signed up for them. In this connection, we process your name and email address for the purpose of sending you the newsletters. Our legal basis for processing your personal data is GDPR Article 6(1)(f) (our legitimate interest in marketing the association).
When you provide your age and date of birth to Animal Protection Denmark (e.g., in connection with a donation), we use the information about your age to be able to send you relevant newsletters and the like.
We store your information as long as you wish to receive the above-mentioned newsletters and for 2 years thereafter.
For our marketing purposes, we may also use your name and email address to target ads to you on Facebook. We will delete your information if you withdraw your consent to receive marketing from us or no later than 1 year after you last interacted with us on Facebook.
We also process your personal data in connection with the administration of our Facebook fan pages; for example, when we share your story about how you have saved an animal in distress. We delete the information after 1 year at the latest.
Our legal basis for processing your personal data is GDPR Article 6(1)(f) (our legitimate interest in carrying out marketing measures to draw attention to the association and to recruit potential members).
You should also be aware of how we collect personal data about you when you interact with us on our website, social media, etc.; for example, when you fill out a contact form on our website, sign one of our petitions, or send us a grant application.
We process your personal data, including your name, email address, and the other personal data you give us, to be able to answer your enquiry, process your grant application, etc. You should be aware that we also save your name and contact details for 2 years so that we can later contact you with offers regarding association membership.
Your personal data is processed in accordance with GDPR Article 6(1)(f) (our legitimate interest in answering your enquiry, processing your application, and being able to contact you with membership offers to ensure our continued operation).
When you shop in our webshop, we register a range of information about you (e.g., your name, address, email address, and purchases made).
We process your personal data so that we can complete the transaction with you, send you newsletters, and pass on the information about your purchases to the Consumer’s Association (Forbrugsforeningen) so that you can earn bonus points. Our processing is based on GDPR Article 6(1)(b) and Article 6(1)(f), including our legitimate interest in marketing our association and to be able to provide you with good service.
We store your information for 5 years from the end of the financial year of the transaction for the sake of our bookkeeping obligations. If you have signed up for our newsletter, we will process your information for as long as you receive our newsletter and 2 years thereafter.
When you visit our website, we collect data about you to create statistics, optimise the website, use memory functions, and target marketing. We process among other things:
- Your IP address, which is used for statistical purposes and remarketing
- Your operating system and browser version, which are used to optimise your future user experience on the website
- Date and time of the visit to the website, which is used exclusively for statistical purposes
- We place cookies on your device, including third-party cookies. See more in our cookie policy
- Data is passed on to third parties such as Google and Facebook to collect statistics or to target remarketing
We process your personal data on the basis of GDPR Article 6(1)(f), on legitimate interest. Our legitimate interest is to offer you an interesting website that works optimally. We also process your personal data on the basis of Article 6(1)(a) (regarding consent).
Our website includes information about lost and found animals. In this connection, we register the name, telephone number, address, and email address of those looking for a lost animal and those who bring lost animals to us. We process the personal data on the basis of our legitimate interest in helping to find the lost animals and the owners of found animals (cf. GDPR Article 6(1)(f)).
We display the information about lost and found animals on our website for 3 days, and delete the personal data from our systems as soon as the animal or owner is found – and otherwise no later than 1 year after we have removed the information from our website.
We may pass on or entrust your personal data to our data processors, public authorities (e.g., the police, SKAT), users of social media and our website, etc.
In certain cases, we transfer your personal data to recipients outside the EU/EEA. This occurs when we use data processors in countries outside the EU. The basis of the transfer is the European Commission’s standard contract provisions or other necessary guarantees. You can contact gdpr@dyrenesbeskyttelse.dk for information on how you can get a copy of the relevant basis for transfer or where the relevant basis for transfer has been made available.
We make sure that we store the information that you give to us (or that we receive about you from others) safely and confidentially. We ensure that we always use data processors that exercise the same security regarding your information as we do. And within our own organisation, we focus on training and teaching each other to ensure high levels of data security. When appropriate, we ensure that your personal data is encrypted, pseudonymised, or anonymised. We ensure at all times that we comply with the applicable personal data legislation.
We delete your personal data when we no longer need to process it to fulfil one or more of the purposes mentioned above. There may be special rules in laws, such as the Danish Bookkeeping Act, which give us the right and obligation to store them for a longer period of time.
You have the right to withdraw your consent to our processing of your personal data at any time. You can do so by sending an email to gdpr@dyrenesbeskyttelse.dk. Your decision to withdraw your consent does not affect the lawfulness of our processing of your personal data based on your previously communicated consent and up to the time of your withdrawal. If you withdraw your consent, it therefore first takes effect from that point in time.
According to Chapter III of the GDPR, you have a number of rights in connection with how we process your personal data. If you wish to make use of these rights, you can contact us via gdpr@dyrenesbeskyttelse.dk
Firstly, you have the right to insight into the personal data that we process about you, just as you have the right to have incorrect personal data about you corrected.
In certain cases, you also have the right to have information about you deleted and to have the processing of your personal data restricted.
In addition, you have the right to object to our processing of your personal data. And finally, in certain cases, you may have the right to receive your personal data in a structured, commonly used, and machine-readable format.
If you are dissatisfied with how we handle your personal data, you can complain to the Danish Data Protection Agency:
Danish Data Protection Agency
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby, DENMARK
Telephone: 33 19 32 00
Email: dt@datatilsynet.dk
If you have any questions about how we process your personal data, you are always welcome to send an email to gdpr@dyrenesbeskyttelse.dk.